• Карта сайта
  • Сделать стартовой
  • Добавить в избранное

  •   ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА МАТЕРИАЛЫ НОВОСТИ ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННЫЕ КУРСЫ

    РЕКЛАМА

    Статьи и обзоры

    Как избежать ошибок при внедрении LMS

    Bersin & Associates помогли довольно большому числу организаций в таком деле, как выбор и внедрение систем дистанционного обучения. Компания также проводит ежегодные опросы по данной тематике, в которых просит респондентов поделится опытом.

    Совершенно точно, что очень многие совершенно неправильно подходят к вопросу внедрения систем. Bersin & Associates находят, что компании испытывают очень похожие проблемы, поскольку дают очень похожие ответы на вопрос: «Чтобы я сделал по-другому, если бы начал процесс заново?»
    Наше исследование показало четыре общих для всех проблемы, с которыми сталкивается практически каждая компании. Эти ловушки очевидны для тех, кто уже прошел хотя бы один проект по системной интеграции, но могут стать сюрпризом для тех из вас, кто уже по колено завяз во внедрении LMS. Итак, представляю их на ваше обозрение и приглашаю к дискуссии.

    Что такое данные? Как я могу получить к ним доступ?

    Обычно основная цель установки СДО – обеспечить всему разбросанному по стране и миру персоналу компании доступ к данным. Кто из сотрудников учится? Как растут обученные сотрудники? Каков уровень соответствия каждого сотрудника требованиям к нему? Сколько стоит программа? К сожалению, первая трудность большинства организаций состоит в том, что они не могут получить доступ к тем данным, которые им нужны для ответа на эти вопросы.

    Действительно, компания, Bersin & Associates's провела исследование 2004 LMS market survey примерно 300 организаций, применивших СДО, которое выявило, что выявленные возможности по составлению отчетов получили самые низшие оценки (см. график ниже). Менее половины пользователей были вполне удовлетворены возможностями по составлению отчетов и анализу данных при работе с СДО. Несмотря на то, что СДО способна хранить самую разную информацию, для ряда пользователей это так и осталось тайной за семью печатями.
    Свойства и возможности СДО
    Удовлетворены или
    вполне удовлетворены
    Возможности по составлению отчетов
    42%
    Своевременность внесения усовершенствований
    51%
    Интеграция с другими системами/продуктами/курсами
    52%
    Услуги по внедрению от вендора
    58%
    Направление стратегии вендора
    Техническая поддержка
    58%
    61%
    Функциональность продукта
    68%
    Соответствие требованиям бизнеса/требованиям по обучению
    69%
    Эффективность системы
    75%

    Источник: Bersin & Associates LMS Market 2004 Report, опубликован в мае 2004 года.



    Чтобы избежать этой проблемы, вам необходимо идентифицировать и детализировать каждый отчет, который может потребоваться вашей организации, а также определиться с тем, кто будет иметь доступ. Позаботьтесь о том, чтобы определиться с необходимыми данными и требованиями к системе отчетов при внедрении системы, а еще лучше – на этапе оценки продукта. Разработка спецификаций иногда становится «последней песней» в процессе внедрения, хотя должна быть первой.

    Далее, покупатель должен убедиться, что отчеты (настраиваемые и др.) разработаны «с запасом». Не стоит рассчитывать на то, что существующая система будет всегда удовлетворять всем вашим требованиям. Фактически, ошибочно полагать, что система будет накапливать все необходимые вам данные. Вам необходимо запланировать, какие именно данные должна сохранить система и запланировать бюджет на разработку нестандартных отчетов.

    Кроме того, вам необходимо позаботиться о качестве данных. Начав анализ данных по обучению, вы поймете, что то, каким образом организованы ваши сотрудники (система отчетности, наименование должностей, коды затрат и т.д.) является критически важным для корректной работы ваших отчетов. И, наконец, если вы планируете использовать систему разработки курсов, убедитесь, что она сохраняет все необходимые вам данные.

    Поставщик частично разделяет эту ответственность. Лишь часть поставщиков способны обеспечить уровень отчетности для масштаба предприятия, а некоторые вообще неспособны помочь потребителю понять значимость сбора и хранения данных системой. К счастью, рынок СДО меняется. Например, система SumTotal Systems (результат объединения систем Docent и Click2Learn) и система Saba занимают лидирующие позиции, предлагая потребителю продвинутые решения по аналитике обучения.

    Расширяющаяся оптимизация

    Большинство организаций полагают, что их проблемы в обучении являются уникальными и что готовый продукт должен быть адаптирован для их конкретного процесса обучения. Однако, расширяющаяся оптимизация в соответствии с требованиями заказчика может приводить к значительному увеличению сроков внедрения (на месяцы) и увеличению стоимости, что само по себе снижает ценность программы для бизнеса. Кроме того, вносимые изменения, как правило, усложняют процесс модернизации системы и требуют значительной доработки.

    Bersin & Associates признают, что внедрение обучения может широко варьироваться в зависимости от аудитории, типа программы (смешанное или он-лайн), степени срочности, опыта пользователей и т.д. Однако, зачастую менее болезненным представляется внести изменения в бизнес и процесс обучения, чем проводить расширяющуюся оптимизацию.

    Недавно проведенное исследование Docent показало преимущества ограниченной модификации системы. Внедрение начинается с определения всех возможных полезных сценариев, которые моделируются для существующих процессов обучения. Данная процедура показала, что СДО потребуется 83 модификации для обеспечения поддержки существующих в компании процедур обучения.

    Вместо того, чтобы начинать претворять в жизнь этот план, реализация которого задержит процесс внедрения на два-три месяца, команда провела оценку существующего процесса с целью сокращения доработок, которые не являлись действительно необходимыми. В процессе этой проверки оказалось, что бизнес-задачи некоторых процессов совершенно неясны. В результате команда смогла сократить количество доработок до 26, проведя процесс в соответствии с последовательностью действий, принятой в рамках системы Docent. В качестве компромисса система Docent приняла одно требование, реализация которого заняла 19 человекодней для включения в следующую версию системы.

    Проводя опрос по кастомизации систем на рынке СДО в рамках исследования LMS Market Survey (2004 год), Bersin & Associates обнаружили, что степень общего удовлетворения обратно пропорциональна числу модификаций, сделанных пользователями. Пользователи, ограничившие оптимизацию, оценивали полезность значительно выше тех, кто проводил ограниченную оптимизацию готовой системы.

    Как вы оцениваете полезности СДО ?
    (Сделано на основании учета числа модификаций)
    Число модификаций СДО
    Полезность СДО: Высокая или очень высокая
    Минимальные или отсутствие изменений
    Максимальные модификации системы вендора
    70%
    53%
    Полностью разработанный в соответствии с требованиями пользователя по его спецификациям
    71%

    Источник: Bersin & Associates LMS Market 2004 Report, опубликован в мае 2004 года


    Оптимизация может быть минимизирована путем проведения жесткой селекции (см. руководство на сайте Bersin & Associates Website). Выбор продукта, соответствующего в полной мере вашим нуждам позволит сократить число доработок. Приведенный выше пример наглядно иллюстрирует, каким образом тщательная проверка процесса позволяет выяснить степень необходимости тех или иных опций.

    Однако, стоит учитывать и то, что приложения масштаба предприятия, такие как SAP, PeopleSoft, Oracle, включают встроенные функции, которые невозможно модифицировать при оптимизации продукта. Это означает, что перечисленные продукты можно дорабатывать, допуская обновления при появлении новой версии. (одно предостережение: обновление не будет гладким, но оно возможно). Поскольку многие из этих продуктов в настоящее время предлагают LMS-функциональность, потребитель может производить изменения без риска получить «одноразовую» систему.

    Реальность современного рынка такова: многие продукты СДО не предусматривают расширяющуюся оптимизацию, следовательно, старайтесь сводить вносимые изменения к минимуму, это и является наиболее оптимальным подходом.

    Растянутые проекты

    Любой согласится, что большинство внедрений СДО являются процессами сложными, трудоемкими и требуют достаточно много времени. Многие познали сей тяжелый путь и знают, что этот продолжительный период может принести немало рисков их организации. Чем продолжительнее процесс, тем больше вероятность изменения бизнеса в процессе внедрения.

    Продолжительность проекта обусловлена многими факторами, например, такими как расширяющаяся оптимизация, о которой мы говорили ранее. Однако, я уверен, что этот процесс становится еще более сложным и продолжительным благодаря инициативе ведущих проекта и менеджеров, которые часто стремятся объять необъятное.

    Наиболее эффективным способом извлечь максимальную выгоду из внедрения СДО является как можно более оперативные установка и запуск системы. Позже вы всегда сможете расширить круг задач. Подумайте, на самом ли деле вам необходимы управление знаниями и компетенциями в первой версии системы? Какую выгоду вы сможете получить, запустив e-learning сейчас, а позже расширив возможности? Так ли вам необходим автоматизированный интерфейс для других бизнес-приложений именно сейчас или вы спокойно сможете внедрить его во второй фазе? Нужно ли вам иметь сразу все разделы или вы можете добавить их позже в других фазах?

    Приведение в соответствие бизнес-процесса и модификация системы – это разные вещи. Тут следует подумать, что более разумно: двигаться короткими перебежками за короткие интервалы времени или долго вышагивать гигантскими шагами. Чем больше департаментов и филиалов вовлечены в процесс внедрения, тем более долгим и мучительным он будет.

    Bersin & Associates настоятельно рекомендуют начинать с запуска одной легко управляемой группы. Это позволит вам сдвинуться с мертвой точки и в тоже время постепенно более близко знакомиться с системой и, следовательно, научиться задавать корректные вопросы, когда придет время добавлять новых пользователей или новую функциональность.

    Конфликт требований

    Обычно, когда вы пытаетесь угодить всем, то вы не угодите никому. Это напоминание тем, кто пытается инсталлировать СДО так, чтобы обслужить сразу множество департаментов и филиалов. Разные группы пользователей одной организации могут иметь собственные системы, которые они используют в течение некоторого времени и, следовательно, могут вообразить себе, что их потребности в обучении отличаются от других, или что затраты на переход слишком высоки.

    Я не намекаю на то, что разный бизнес не имеет разных требований. К примеру, совершенно очевидно, что комплайнс-директор финансового института имеет потребности обучения, отличные от руководителя отдела обучения продажам. И это с учетом того, что бывают случаи, когда один и тот же продукт может соответствовать потребностям обоих упомянутых лиц.

    Однако, чаще всего, как выяснили Bersin & Associates, процессы обучения обычно одинаковы для разных подразделений (или должны быть таковыми), и разные подразделения просто соперничают за контроль над процессом. Если подобное происходит, руководитель проекта зачастую считает необходимым учитывать потребности каждого. Поступая таким образом, он рискует прийти к трудоемкому и неэффективному решению, равно как и к необоснованно большим финансовым затратам. Данная проблема является общей для крупных организаций, и нужен сильный руководитель, который сможет найти решение эффективного объединения интересов групп.

    Бесспорно, эти четыре пункта лишь поверхностно описывают существующие проблемы. Не сомневайтесь, вы столкнетесь с еще не одним «лежачим полицейским» на пути к успеху при выборе и внедрении СДО. Однако, следует надеяться, что обсуждение существующих трудностей позволит повысить уровень знаний и подготовить потенциальных клиентов. Те из вас, кто уже погрузился в пучины LMS, знайте – вы не одни такие.



    Автор: Крис Ховард (Chris Howard)
    Источник: Bersin & Associates

    РЕКЛАМА

    РЕДАКТОР ЭЛЕКТРОННЫХ КУРСОВ WEBSOFT COURSELAB
    Мощное средство для разработки электронных курсов
    Скачать демо-версию



    Copyright © 2003 www.distance-learning.ru
    e-mail: info@distance-learning.ru

    Дизайн: vladalex.ru
    Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru